Privacybeleid Halitus Vitae B.V.
Privacybeleid van Halitus Vitae B.V., tevens handelend onder de namen: Vulstation Okkenbroek en The Stage Bottle, gevestigd aan de Oerdijk 125 te Okkenbroek in Nederland. Halitus Vitae B.V. is ingeschreven in het handelsregister bij de Kamer van Koophandel onder nummer: 94697647.
Over ons privacybeleid
Halitus Vitae B.V. geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.
Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van Halitus Vitae B.V. en aankopen en de levering van diensten in onze fysieke winkel.
De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 29/10/2025, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies.
Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw
gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.
Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken. U vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.
Over de gegevensverwerking
Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.
Winkelsoftware
Binnen Halitus Vitae B.V. maken wij gebruik van de software van Odoo SA (Odoo). Dit Belgische bedrijf heeft een gelijknamig ERP pakket ontwikkeld waarmee wij niet alleen onze website maken en beheren maar ook gebruiken voor onze kassa, boekhouding, inkoop, service en facturatie. Kort gezegd draait ons hele bedrijf op deze software. Odoo SA treed voor ons op als verwerker van persoonsgegevens. Wij zijn hierbij nog steeds de verwerkingsverantwoordelijke.
Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. Odoo heeft toegang tot uw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen uw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Odoo is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen.
Deze beveiligingsmaatregelen bestaan o.a. uit de toepassing van TLS-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. Odoo maakt gebruik van functionele cookies om technische informatie te verzamelen met betrekking tot uw gebruik van de software.
U kan meer lezen over hoe Odoo omgaat met uw gegevens in hun Privacybeleid en Veiligheidsbeleid.
Transactionele e-mail en nieuwsbrieven
Wij versturen onze nieuwsbrieven en transactionele e-mails met behulp van onze webwinkelsoftware van Odoo . Alle bevestigingsmails die u ontvangt van onze website en webformulieren worden verzonden via de servers van Odoo. Odoo zal uw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken.
Onderaan elke nieuwsbrief e-mail die u van ons ontvangt staat een link om u af te melden van de nieuwsbrief. Door hier op te klikken zal u van ons geen verdere nieuwsbrief communicatie meer ontvangen totdat u zich zelf opnieuw hiervoor aanmeld.
E-mails die u ontvangt bij het plaatsen en verwerken van uw bestelling(en) zal u wel blijven ontvangen.
Bij aankopen in onze fysieke winkel is het mogelijk om te vragen om een kassabon of factuur per e-mail te ontvangen. Wij zullen u deze sturen wanneer u daar om verzoekt.
Indien u bij ons uitrustingen heeft aangemeld voor reparatie, onderhoud of garantieafhandeling dan ontvangt u van ons per e-mail status berichten hierover.
Reguliere e-mail
Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Zoho. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van uw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Zoho heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons e-mailverkeer vertrouwelijk.
Betalingsverwerkers
Betalingen via Mollie
Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van Mollie. Mollie verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer. Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen.
Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.
Betalingen via Klarna
Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van Klarna. Klarna verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer. Klarna heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Klarna behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Klarna deelt in het geval van een aanvraag voor een uitgestelde betaling (kredietfaciliteit) persoonsgegevens en
informatie met betrekking tot uw financiële positie met kredietbeoordelaars. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Klarna’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Klarna bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan
Betalingen via MyPos
Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze winkel maken wij gebruik van het platform van MyPos. MyPos verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw
betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer. MyPos heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. MyPos behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. MyPos deelt in het geval van een aanvraag voor een uitgestelde betaling (kredietfaciliteit) persoonsgegevens en informatie met betrekking tot uw financiële positie met kredietbeoordelaars. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van MyPos's dienstverlening waarvoor
zij derden inschakelen. MyPos bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.
Verzenden en logistiek
Als u een bestelling bij ons plaatst en er voor kiest om deze bij u of een afhaalpunt te laten bezorgen dan is het onze taak om uw pakket bij u te laten bezorgen. Wij maken hiervoor gebruik van verschillende vervoerders. U kiest een vervoerder tijdens het afrekenen.
Voor het verzenden van uw bestelling maken wij gebruik van het platform van Sendcloud. Sendcloud optimaliseert voor ons het verzendproces.
Voor het uitvoeren van de levering van uw bestelling zijn wij genoodzaakt om uw gegevens te delen met Sendcloud en de door u gekozen vervoerder. Deze gegevens betreffen uw naam, adres en woonplaatsgegevens samen met uw e-mail adres en telefoonnummer. Uw adres wordt gebruikt om de bestelling bij u te bezorgen. Uw telefoonnummer en e-mail adres worden gebruikt om u op de hoogte te houden van de status van de zending. Wanneer er problemen zijn met de levering kan de vervoerder via deze gegevens contact met u opnemen voor de afhandeling van de levering.
Bij leveringen buiten Nederland worden tevens gegevens aan Sendcloud en de vervoerder verstrekt over de door u bestelde goederen. Dit is noodzakelijk voor de douaneaangifte en het opstellen van de benodigde exportdocumentatie.
In het geval een vervoerder voor de levering van uw bestelling een onderaannemer inschakelt worden uw gegevens met betrekking to de levering ook aan deze partijen ter beschikking gesteld.
Facturatie en boekhouden
Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Odoo SA. Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot uw bestelling. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Uw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Odoo is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Odoo gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.
Externe verkoopkanalen
Marktplaats.nl
Wij verkopen (een deel van) onze artikelen via het platform van Marktplaats.nl. Als u via dit platform een bestelling plaatst dan deelt Marktplaats.nl uw bestel- en persoonsgegevens met ons. Wij gebruiken deze gegevens om uw bestelling af te handelen. Wij gaan vertrouwelijk met uw gegevens om en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofd gebruik.
Doel van de gegevensverwerking
Algemeen doel van de verwerking
Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Wij gebruiken uw gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om - anders dan op uw verzoek - op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst
tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.
Automatisch verzamelde gegevens
Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.
Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek
In voorkomende gevallen kan Halitus Vitae B.V. op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw gegevens te delen.
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Dit betekent ook dat we uw gegevens niet langer dan twee jaar bewaren
vanaf het laatste contactmoment of transactie, tenzij daarvoor een wettelijke rechtvaardigingsgrond ten grondslag ligt. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren.
Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd
Uw rechten
Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen. In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren. U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken
Inzagerecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben
opgeslagen.
Rectificatierecht
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.
Recht op beperking van de verwerking
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige
koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd
Recht van bezwaar en overige rechten
U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van Halitus Vitae B.V.. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te
worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.
Cookies
Raadpleeg voor meer informatie over hoe en welke cookies wij gebruiken ons Cookiebeleid.
Wijzigingen in het privacybeleid
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.
Contactgegevens
Halitus Vitae B.V.
Oerdijk 125
7435PJ Okkenbroek
Nederland
T (085) 130-0612
Contactpersoon voor privacyzaken
Sebastiaan Schimmel